Patient Service Manager (m/f/d) | Clinical Research

Über die Rolle

FutureMeds sucht eine erfahrene und serviceorientierte Persönlichkeit als Patient Services Manager, die unseren Bereich Patient Services leitet und für ein herausragendes Erlebnis unserer Teilnehmenden während ihrer gesamten Clinical-Research-Reise sorgt.Du berichtest direkt an den Site Director und übernimmst die Verantwortung für das Tagesgeschäft im Bereich Patient Services. Dazu gehören Empfangsservices, Terminplanung, Teilnehmendenverwaltung sowie die Kommunikation mit Teilnehmenden. Du führst ein kleines Team und spielst eine wichtige Rolle dabei, effiziente Standortabläufe, eine optimale Auslastung der Klinik und eine konstant hohe Qualität in der Betreuung unserer Teilnehmenden sicherzustellen.Diese Position eignet sich ideal für Personen mit Führungserfahrung in den Bereichen Healthcare Operations, Patient Services, klinische Forschung, ambulante Versorgung oder Praxismanagement.

Deine Aufgaben

Führung & Teammanagement

• Du führst, coachst und entwickelst ein kleines Patient-Services-Team.
• Du führst regelmäßige Einzelgespräche, Leistungsbeurteilungen und Entwicklungsgespräche durch.
• Du unterstützt die Rekrutierung, das Onboarding und die Einarbeitung neuer Teammitglieder.
• Du planst und verteilst Arbeitsaufgaben und stellst eine angemessene Teamabdeckung sicher.
• Du förderst eine Kultur von Professionalität, Verantwortungsbewusstsein, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung.

Teilnehmererlebnis & Servicequalität

• Du sorgst jederzeit für eine freundliche, professionelle und teilnehmendenorientierte Atmosphäre.
• Du überwachst die Kommunikation mit Teilnehmenden sowie die administrativen Abläufe während der gesamten Teilnehmendenreise.
• Du fungierst als Eskalationsstelle für Anfragen, Anliegen und Beschwerden von Teilnehmenden.
• Du analysierst Feedback von Teilnehmenden und setzt Verbesserungsmaßnahmen zur Optimierung des Teilnehmererlebnisses um.
• Du arbeitest eng mit Patient Contact Services und den klinischen Teams zusammen, um eine nahtlose Teilnehmendenreise sicherzustellen.

Operations & Terminplanung

• Du verantwortest die Terminplanung und das Management der Klinikterminkalender.
• Du sorgst für eine effiziente Nutzung der Klinikkapazitäten und administrativen Ressourcen.
• Du koordinierst dich mit klinischen und Forschungsteams, um einen reibungslosen Teilnehmendenfluss und operative Anforderungen sicherzustellen.
• Du erkennst und löst Terminüberschneidungen sowie operative Herausforderungen.
• Du überwachst die Leistungskennzahlen des Bereichs und treibst operative Verbesserungen voran.

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Du arbeitest eng mit klinischen, wissenschaftlichen und operativen Teams zusammen, um effiziente Standortabläufe zu unterstützen.
• Du stellst eine effektive Kommunikation zu Terminverfügbarkeiten, Klinikänderungen und Planungsanforderungen sicher.
• Du vertrittst den Bereich Patient Services in operativen Meetings.
• Du stellst dem Site Director regelmäßige Updates und Leistungsberichte zur Verfügung.

Compliance & Qualität

• Du stellst sicher, dass alle Aktivitäten im Einklang mit der DSGVO, Unternehmensrichtlinien und internen Qualitätsstandards durchgeführt werden.
• Du gewährleistest die Vertraulichkeit von Teilnehmerdaten sowie eine präzise Dokumentation.
• Du unterstützt Qualitätsinitiativen, Audits und Standardisierungsmaßnahmen von Prozessen.
• Du förderst eine Kultur von Compliance, Qualität und kontinuierlicher Verbesserung.

Ressourcenmanagement

• Du verwaltest die Materialien und operativen Ressourcen des Bereichs.
• Du überwachst die Ressourcennutzung und identifizierst Potenziale zur Effizienzsteigerung.
• Du unterstützt die operative Planung und Leistungserbringung am Standort.

Das bringst du mitMust-have

• Erfahrung in der Führung oder Betreuung von Mitarbeitenden.
• Berufserfahrung in den Bereichen Gesundheitswesen, klinische Forschung, Patient Services, Arztpraxis oder Gesundheitsadministration.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Hervorragende Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen.
• Fließende Deutschkenntnisse (mindestens Niveau C1).
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Proaktive, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Nice-to-have

• Erfahrung als Praxismanager/in, stellvertretende/r Praxismanager/in, Patient Services Manager, Healthcare Operations Supervisor oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Erfahrung an einem Studienzentrum oder im Bereich klinischer Studien.
• Kenntnisse der DSGVO und relevanter Compliance-Anforderungen im Gesundheitswesen.
• Erfahrung mit Terminplanungssystemen, Patientenverwaltung oder CRM-Systemen.

Warum FutureMeds?

• Du trägst aktiv zur Durchführung innovativer klinischer Forschung bei.
• Du übernimmst eine Führungsrolle mit direktem Einfluss auf das Teilnehmererlebnis und die Performance des Standorts.
• Dich erwartet ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld.
• Du profitierst von Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Wir bieten ein attraktives Gehalt, Bonusmöglichkeiten und ein umfassendes Benefit-Paket.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung über futuremeds.com oder per E-Mail an hr.de@futuremeds.com

FutureMeds setzt sich für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion ein und freut sich über Bewerbungen aller qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten.

Gehalt: 40.000,00€ - 50.000,00€ pro Jahr

Arbeitsort: Vor Ort